Acquisitions

Procédure d'achats

Afin de remplir son mandat et réaliser ses activités dans les meilleures conditions, le PNUD procède par les achats de services, biens et/ou travaux pour des volumes importants. En tant qu'organisme public et qui est appelé à gérer des  fonds des donateurs, les achats du PNUD sont publics et respectent les principes fondamentaux suivants en matière de passation des marchés publics:

  • Meilleur rapport Qualité/Prix (Best Value for Money): qui consiste en la sélection de l'offre qui répond le mieux aux besoins des utilisateurs finaux et qui présente le meilleur rapport qualité et prix. Le Best Value for Money est le résultat de plusieurs facteurs, notamment la qualité des produits, l'expérience, la réputation du fournisseur, les coûts et les avantages du cycle de vie, et les paramètres qui mesurent à quel point le bien ou le service permet à l'organisation d'atteindre ses objectifs stratégiques sociales, environnementales ou autres.
  • Équité, intégrité et transparence : le PNUD s'assure que les processus compétitifs sont équitables, intègres, et basés sur la transparence. Tous les fournisseurs potentiels doivent être traités de manière égale et transparente, et le processus doit comprendre des critères clairs d'évaluation, des instructions de sollicitation non ambigus, des exigences réalistes, et des règles et des procédures qui sont faciles à comprendre. A cet effet, le PNUD organise pour des achats de grande valeur, des réunions d’information auxquelles les soumissionnaires intéressés sont invités à participer.
  • Concurrence internationale effective : le PNUD a le devoir de s’assurer que tous les fournisseurs potentiels ont les mêmes renseignements opportuns et adéquats sur les besoins du PNUD, garantir l’égalité des chances pour la participation aux processus d’appels d’offres. Toutefois, une sollicitation restreinte est autorisée dans les cas suivants par exemple :
  • Sollicitation parmi des fournisseurs pré qualifiés
  • Sollicitation parmi deux ou plusieurs fournisseurs avec lesquels le PNUD a signé des Accords à Long Terme (LTA) dans un domaine donné d’activité.
  • Le meilleur intérêt du PNUD : toutes les transactions commerciales doivent être conformes aux mandats et aux principes du PNUD et de l'Organisation des Nations Unies.

Formats d’appel d’offres

  • Request For Quotation (RFQ) : Ce format d’appel d’offres est utilisé pour les achats inférieurs à USD 100.000 et dont la description des biens, avec ou sans services connexes peut être clairement définie par le PNUD.
  • Invitation To Bid (ITB) : Ce format d’appel d’offres est utilisé pour les achats de plus de USD 100.000 et dont la description des biens, avec ou sans services connexes peut être clairement définie par le PNUD.
  • Request For Proposal (RFP) : Ce type d’appel d’offres constitue l’invitation à soumissionner (RFP) qui est utilisée lorsque le PNUD sollicite des soumissions au titre de l’achat de services ou biens pour lesquels le PNUD ne dispose pas de l’expertise en interne.  Aussi bien pour l’achat que la mise en œuvre.

Etude de marché  (Market Reaserch)
Mener des études de marché permet une meilleure compréhension de l’environnement des affaires dans lequel le PNUD opère et cette étude est effectuée dans  différents buts dont voici les principaux objectifs:

  • Préqualification des fournisseurs : processus conduit afin d’établir une base de données des fournisseurs ayant les ressources et l’expertise dans un domaine précis, pour des actions d’approvisionnement récurrents et complexes.  Les fournisseurs qui répondent aux critères établis peuvent être pré-qualifiées et sont les seuls consultés lors des appels d’offres dans les domaines d’activités connexes.
  • Demande d’information (RFI): Une demande d'information (RFI) est une méthode visant à mettre à jour continuellement la base de données des fournisseurs du PNUD afin d'obtenir une meilleure compréhension du marché et des innovations dans l’environnement des affaires.
  • Expression d’intérêt (EOI) : L'appel à manifestation d'intérêt est un avis qui fournit des informations générales sur les exigences de biens, de travaux ou de services des sollicitations à venir. Les fournisseurs sont invités à manifester leur intérêt avant une date limite fixée par la présentation des informations détaillées démontrant l'expérience et des qualifications dans la fourniture de biens / services similaires.

Il est à noter que ces méthodes d’études de marché ne constituent pas des garanties éventuelles de contrat avec le PNUD étant entendu que la compétition effective est la condition d’attribution de tout marché sauf en cas de monopole dont ci-dessous quelques exemples :

  • Fourniture d’une assurance automobile: le monopole dans ce domaine est détenu par la SONAS (Société Nationale des Assurances) ;
  • Fourniture d’une ligne électrique dans le réseau national: le monopole dans ce domaine est détenu par la SNEL (Société National d’Electricité) ;
  • Les cas de monopole sont généralement dictés par la législation nationale d’un Pays où les prix également sont encadrés par des arrêtés ministériels.

Comment avoir accès aux appels d’offres du PNUD ?
Le PNUD publie ses appels d’offres sur les sites web corporate de l’organisation au niveau du siège et au niveau local. Ces sites webs sont :

  • http://procurement-notices.undp.org/
  • www.undp.cd.org

A noter que le PNUD procède par la publication des appels d’offres également dans des journaux de la presse écrite locale et sur certains sites web détenteurs de contrats à long terme avec le PNUD, tel que MEDIACONGO

Comment contacter le service achats du PNUD?

Le PNUD communique dans ses appels d’offres les informations relatives à l’obtention des clarifications pour les appels d’offres en cours ainsi que les conditions de soumission d’une offre. Toutefois, les entreprises intéressées à écrire au service des achats du PNUD peuvent envoyer un courriel et/ou un email à l’attention du Directeur des Opérations à l’adresse soumission.info (at) undp.org

Appels d'offre en cours

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