Le PNUD-RDC, pionnier dans les innovations NTIC !

31 oct. 2014

Illustration - Atlas des énergies renouvelables en RD Congo Illustration - Atlas des énergies renouvelables en RD Congo

Un pays continent dont la distance la plus longue équivaut au trajet entre Marseille et Varsovie ! Oui, la République démocratique du Congo est un pays continent de 2,4 millions km2 : immensité de forêts, fleuve Congo aussi puissant et dangereux que l’Amazone, routes impraticables, zones d’habitations inaccessibles, régions en conflit ou post-conflit, infrastructures quasiment inexistantes en milieu rural, accès ultra-limité à l’eau et ç l’électricité, saison des pluies de 8 mois par an, très faible densité de population… Le PNUD est le second bureau mondial, le premier en Afrique ayant le portefeuille de projets le plus diversifié pour un montant de 100 millions de USD/an. Le PNUD compte 450 staffs dont 200 sont répartis dans 11 sous bureaux dans tout le pays.
Comment résoudre le casse-tête de connecter les gens entre eux, à moindre coût et dans les meilleures conditions ? Comment le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) peut-il faciliter le travail de ses staffs sur le terrain, et donc améliorer la situation des bénéficiaires ?

Équation à nombreuses inconnues
Pour la résoudre, en novembre 2013, Moustapha Soumaré, Représentant adjoint du Secrétaire général des nations Unies, Coordinateur humanitaire, Coordonnateur du Système des Nations Unies et représentant résident du PNUD a requis une mission conjointe de l’OIST (Bureau d’information et de technologie et du bureau régional Afrique (RBA) pour dresser un état des lieux en vue d’améliorer le support des NTIC en RDC.
Parmi les urgences, il fallait, entre autres réduire le coût d’entretien du matériel informatique devenu obsolète ; passer du VSAT à la fibre optique ; encourager l’énergie verte en remplaçant les générateurs par des panneaux solaires et améliorer le système des conférences téléphoniques pour diminuer les déplacements en avion et en voiture, énergivores et chronophages !

Révolution technologico-informatico-copernicienne !
Opérer une telle révolution technologique implique, bien sûr un leadership solide du Sénior management du PNUD-RDC et surtout la créativité, la compétence et l’expertise de spécialistes en informatique, tous ayant la faculté de comprendre les problèmes et de chercher les solutions les plus pratiques, les plus économiques, les plus confortables et aussi les plus accessibles et stimulantes pour… la productivité du staff !

Voici quelques exemples des résultats qui placent le PNUD-RDC en tête du peloton !

-Une connectivité accrue grâce à la fibre optique: la dépendance à l’utilisation du VSAT a été réduite au profit des connections Internet grâce à l’utilisation de la fibre optique. Cette technique est déjà opérationnelle à Kinshasa, Goma et Bukavu. L’environnement fibre-optique offre plus de bande passante au même prix, ainsi qu’une connexion Internet plus stable, pour un travail plus efficace. En termes d’économies, le Bureau Pays espère une réduction de $ 75,000 en 12 mois.
- Le renouvellement des outils de travail : En remplaçant ordinateurs fixes, imprimantes et autres par un équipement à faible consommation tels que des ordinateurs portables et des appareils d’impression multifonctions, nous contribuons à augmenter la productivité du staff, à réduire la consommation d’énergie et à surveiller les dépenses tout en renforçant la gestion des actifs et provisions, soit des économies estimées à environ $200 000 sur 3 ans.
- La création d’un espace collaboratif - ISK : L’espace collaboratif du bureau développé par le Siège–ISK (Intranet Starter KIT) – a été vulgarisé pour le partage et le stockage de documents de travail. Les données des staffs sont plus accessibles à n’importe quelle heure et depuis n’importe où. Le staff a seulement besoin d’une connexion Internet. Cela permet à l’équipe plus de mobilité et une productivité accrue. Il permet également une diminution de la structure TIC locale avec une réduction des serveurs.
- Les innovations en gestion administrative et financière : Plus de 20 applications et flux de travail ont été développés par le Bureau Pays, plusieurs d’entre eux reconnus comme innovants par le secteur privé et sollicités par différents bureaux pays. Nous travaillons actuellement à un meilleur partage de ces initiatives. Voyez par exemple :
-Le paiement des prestations et salaires via le mobile money
-La base de données HACT qui permet désormais la mutualisation et un accès aux données des évaluations des partenaires de mise en œuvre que les trois Agences PNUD, UNICEF et UNFPA ont en commun.
-Le Système de gestion de contrats ;
-L’Atlas électronique interactif des énergies renouvelables en RDC qui a été récemment présenté sur le site « corporate » du PNUD) ;
-Le système de gestion de la flotte de tous les véhicules du bureau (motos, bus, 4x4 et camionnettes) avec un système de géolocalisation, est le premier outil du genre au sein du PNUD ; Il est en phase de déploiement après un processus de procurement rigoureux conduit en étroite collaboration avec PSO (Procurement Support Office)
- Le Bureau en une boîte TIC :
La boîte TIC est composée des équipements TIC de base et permet une connectivité téléphonique, une connexion sans fil et un accès aux réseaux, le tout dans un support portatif. Ce kit a l’avantage d’être facilement et rapidement déployé en situation de crise. Construit dans le cloud, il n’a besoin plus besoin de centres debases de données physiques et participe au respect de l’environnement du Bureau Pays. La “ Une boîte TIC", sera bientôt installée à Kinshasa, Goma et Bukavu. Les résultats escomptés sont principalement une mobilité accrue, des appels en ligne gratuits, une meilleure efficacité, et une importante réduction des coûts de communication, car les bureaux terrains, Kinshasa et le Siège seront connectés.

Les résultats, c’est bien, les perspectives, c’est mieux !
Le Bureau Pays veut poursuivre ces innovations, mais pas tout seul !

-Le Système solaire pour un Siège plus vert : Le Bureau Pays (BP) s’est entretenu avec Mme Anne Ferniest, la Coordinatrice Greening au BOM/ASD (Bureau of Mangement du Siège), pour procurer au BP des panneaux solaires et réduire ainsi l’utilisation d’autres sources d’énergie. L’unité écologie a promis un soutien de 30 000USD et l’envoi gracieux d’une entreprise en RDC pour l’évaluation des besoins.
-Un Manager TIC régional de niveau P3 basé en RDC : Pour maintenir les avancées déjà obtenues et compte tenu de la complexité des opérations TIC en RDC et de la taille du bureau de Kinshasa (470 utilisateurs, supportant plus de 30 sous-bureaux/ bureaux de gestion de projets hors de Kinshasa ; 370 utilisateurs pris en charge à distance par l’équipe TIC de Kinshasa, etc…), nous aimerions explorer avec le OIST/BoM la possibilité de créer un poste de coordination régionale de niveau P3 basé à Kinshasa, qui serait financé par le OIST et le RBA.

Combien on économise ?
D’une manière générale, toutes ces initiatives contribuent à une connexion Internet plus rapide, procurent une grande satisfaction de la part de l’utilisateur « user experience » lors de conférences vidéo, occasionnent une fourniture d’électricité résiliente avec moins de coupures et des systèmes TIC omniprésents. Intégrés ensemble et en ligne avec les outils « corporate » du PNUD, ces innovations augmentent significativement la productivité de l’équipe et le respect de l’environnement. En résumé :
- Augmentation des gains de productivité de 10% grâce à une connexion Internet plus rapide, une réduction des coupures de courant et la possibilité d’être opérationnel n’importe où, ce qui permet au staff de travailler plus efficacement et avec moins d’interruption. Avec un taux horaire de $76/heure, cela peut engendrer $500k/mois ;
- Moins de voyages nécessaires grâce à des conférences vidéo et des outils de communication plus efficaces, tels que Lync et VTC, générant d’importantes économies de coûts de transport ;
- Meilleur environnement de travail, améliorant le moral de l’équipe et encourageant leur détermination à produire un travail de haute qualité.

Louise ANDRE, Geneviève DELAUNOY, Amadou SOW

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Contact Information

Amadou SOW (amadou.sow@undp.org)

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